企業電腦化管理實務

中小企業在追求跟上時代的電腦化腳步上 , 雖然增加了不少的方便性 , 作業效率也快速提昇了 , 但在系統操作使用過程中 , 伴隨而來可能要面對的管理問題也該給予重視 , 否則可能在運作的中途隨時出現無法預期的災害 , 甚致可能因小小的當機事件造成整個系統的崩潰 , 因此具備相當的管理知識而能在事前預防災害發生或在發生時妥善的處理 , 儘可能的讓損失降到最低程度或完去回覆救回資料 , 以免功虧一匱 .

也許您的系統是採委外管理的方式來解決上述問題 , 那沒關係因為當你具備了下列相當的知識 , 或許能在委外管理的議價過程中避免廠商瞞天要價 ,節省了不必要的開

支本文列出下列重點 , 提供給有心做好電腦化管理的企業主作為參考, 其管理要項包括 :

1. 電腦的硬體管理維護 :

　選擇適當的主機的硬體設備  :

(1) CPU的選定 : 建議選用目前主流機種雙CPU的主機板 , 其增加的價格不多 , 但運算速度快多了 . 如現有係舊型單CPU主機板 , 那在您覺得有提昇處理速度之必要時 , 將主機板適時換掉改為雙CPU主機板亦無不可 , 因為那花不了您多少錢 .

(2) 記憶體容量的選定 : 配置最少 1 G 以上的記憶體 , 它能大大減少因讀取硬碟資料IO的次數而增加資料處理的速度 . 如現有舊的主機大部份都只配備512M( 2 條* 256M)的記憶體 , 那要執行較新的軟體可能不足 , 可換為2條512M計 1G記憶體 . ( 註: 建議裝置成對的計憶卡,不要使用單支 , 因為那會大大影響資料抓取暫存及處理的速度 )

(3) 硬碟容量的選定 : 200G以上容量的硬碟已視為標準配備 , 除非特殊用途 ( 例如大量圖片檔或視訊媒體影片檔) , 否則都已夠用 , 如選用小容量的價格反而更貴 , 或者選用較大的容量除了價格高外, 萬一在磁碟機異常需要整檔時反而耗費更長的時間 , 如資料有需要經常備份以防資料遺失之顧慮時 , 選用 2個以上 標準配備的磁碟機 , 絕對比只用一個高容量的磁碟機經濟而且更安全 .

2. OS作業系統的安裝與管理

作業主機安裝選用穩定的Windows 作業系統 , 不要追求流行 , 剛推出較新的作業系統雖然花樣新 , 但系統穩定度相對不足 , Windows 2000Server就足以匹配應付企業一般的應用系統安裝 .尤其在擁有大容量資料庫系統的運作上更顯現出該系統高穩定度的優點 . 至於工作站個人電腦 , 可視個人工作性質選用適當或您喜歡的的OS系統 .

3. 企業應用作業系統管理

企業應用作業系統的選擇有

(a) 選用市面上套裝軟體 : 其優點除費用較低外 , 尚可縮短電腦化的時程 , 經過訓練短期內即可上線 , 但缺點是必須容忍套裝軟體系統設計時作業條件的差異性 , 換句話說您可能必需改變固有的作業方式 ( 例如表單或出貨單的格式差異) , 以將就該系統原始的設計模式 .

(b) 委託設計或開發合身的應用軟體 :如您的公司具有相當的規模 , 或該作業系統對公司運作有很重要的價值 , 應考慮選一經驗豐富的程式設計公司 , 針對公司的作業特性 , 由系統設計 , 程式開發工具(程式語言)選定 , 程式設計 , 資料庫選定 , 資料庫格式設計 , 報表設計.…等程序 , 嚴謹委託製作一套專屬的應用系統 , 雖然需費較多, 開發時程較久 , 但如能由簡而繁 , 追隨公司的成長進度 , 適當的增加系統功能 , 可對公司的成長提供最及時的動力 . 這一點在使用套裝軟體上是比較難要求的 .

4. 資料庫系統管理 :

資料庫系統的選用牽涉較多的專業知識 , 因此在下一章內另行針對資料庫系統的選用與管理作較詳細的說明 .

5. 網路管理和防火牆管理 :

網路資訊的取得或與分公司間資訊的傳遞都是無法避免的時代趨勢 , 因此使用對外開放的網際網路 ( 不同於對內的區域網路) , 也是無法避免的選擇 , 致於如何做好網路安全管理 ,避免資料被駭客入侵竊取破壞和避免電腦病毒的傳播 , 將成為當務之急 . 這一問題只要能選用適當的路由器 ( 或網路分享器)  , 藉由該設備所提供的簡易防火牆和網路設定即可輕易達成 , ( 例如: 虛擬俟服器設定 , 內部網路設定 . 防火牆設定 , IP過濾器設定 …等 ).

6. 免費軟體的取得暨適時的遠端服務 :

目前網路上有很多開放的免費軟體可自由下載使用 , 只要不牽涉到販賣營利的行為都是被允許的 , 例如 :

a. SKYPE 網路電話 : 利用免費的網路電話和遠距或國外客戶通訊 , 可節省非常可觀的電話費用 .

b. VNC遠端同步系統 : 利用VNC遠端同步操作系統 , 在您電腦異常需要偵錯並排除異常時, 可利用該系統由廠商在遠端透過您密碼的授權立即連線幫妳解決問題 , 不但快速又可節省來往的車馬費 .真是一舉兩得, 何樂而不為 !!

本文筆者係以十幾年的電腦管理實務工作經驗中 , 舉凡 硬體組裝 . 系統安裝 , 程式設計 , 資料庫管理 . 網路建置 … 等碰過的問題不勝列舉 , 但限於篇幅只能列出重點式的管理概念 , 各讀者先進如有關電腦使用之疑異 ,  可透過公會與本人連絡 , 竭誠免費提供咨詢 , 更希望能對您的工作能有所助益 , 南部的讀者若有需要 , 會儘可能親自前往提供協助 , 偶有如非本人能力所及的問題 , 亦能代向電腦高手請教 , 尋求解決之道 .

資料庫系統管理SQL語法

您的公司管理資料的工具如還停留在使用Access , 或者軟體廠商還建議您使用Access , 那您肯定是落伍了 , 除非您目前的應用軟體非Access支援不可或您了解到這樣的工具對妳的管理已經非常足夠 , 否則您該讀讀下文 , 也許能提供給妳更好的選擇 .

一. 認識資料庫系統 : 包含資料庫與資料庫管理系統

1. 資料庫(Database)是儲存資料的地方, 一個資料庫系統可以建立多個不同名稱的資料庫 , 每個資料庫都是一組組經過電腦整理好並排序過的資料(Data)大集合 .其架構包含 :

(1) 資料表 ( Table)( 或稱資料檔) : 例如在庫存管理的資料庫中有 商品資料檔(表) . 廠商資料檔 , 客戶資料檔 , 庫存檔 , 銷貨檔…等數個Table.

(2)  記錄 ( Recod) : 例如在上列商品資料檔內有 舒跑. 可口可樂 . 烏龍茶…等數筆記錄( Recod) .

(3)  欄位  (Field) : 例如在每筆商品記錄內記有 條碼 .品名 .規格 .單位 .售價等欄位 (Field) .

依據上述您應可了解下列規則 :

(1) 數個欄位集合成一個記錄 .

(2) 數筆記錄集合成一個資料表 .

(3) 數個資料表集合成一個資料庫 .

(4) 數個資料庫集合成一個資料庫系統 .

2.資料庫管理系統(DataBase Management System簡稱DBMS ) :

資料庫管理系統則是指管理資料庫的軟體工具 , 它負責使用者與資料庫之間的溝通 , 例如 新增 . 修改 . 刪除 …等各項工作 . Miscrosoft的 Access是最簡單的資料庫系統 , 而 Microsoft 的 SQL Server 2000. Oracle . SyBase . Informix 4GL . ..等是屬於較大型的關連式資料庫管理系統 .

二 . 資料庫管理系統的基本功能 :

1. 資料定義 : DBMS提供定義並具備建立 ( Create ) 資料庫 . 資料表 .欄位資料型別 (該欄位是屬於數值或文字或…等屬性) . 資料限制 .資料關連 . 索引…..等基本供能.

2. 資料處理 : DBMS 必須提供使用者對資料庫的存取能力 , 包括 新增 (Insert) . 查詢 ( Select) . 修改 (Update) . 刪除(Delete)..等基本功能 .

3. 資料安全 :DBMS應具備設定使用者帳戶 . 密碼 . 權限的功能. 以防止機密外洩 . 及無意或惡意破壞資料 .

4. 資料備份 : DBMS 須提供方便的資料備份功能 , 同時提功由備份檔還原回備份前的功能 , 以防止資料庫不幸意外損毀 , 減少損失 .

5. 高效率的存取功能 : 尤其在多人使用時 , 若因存取速度不佳  , 將會嚴重影響使用者的作業效率 .

    三. 結構話查詢語言 SQL :

1. SQL ( Structured Query Language) 一般習慣念成Sequel , 中文譯為_結構話查詢語言_ 這是目前使用最廣氾的查詢語言, 大部份的關連式資料庫管理係統都支援SQL , 使用者可以利用SQL語法直接對資料庫執行存取或管理操作 .

2. SQL 的機本語法是由一些簡單的英文句子構成 , 簡單易學 , 例如 :

(1) 建立一個商品基本檔 :

Create Table    Imitem

( no    int      

 Name  char(20)   

 Item   char(13)   

 Pric   Smallmoney

  )

註:     no     編號      指定為整數int型別

           Name   品名      指定為20個字串型別

           Item    條碼      指定為13個字串型別

           Pric    售價      指定為最小整數錢制單位

上列的意義為 : 建立一個名稱叫 Imitem  的資料表 , 該表中須含有 no , name , item , pric 等指定型別的欄位 . 你知道嗎當你在SQL Server上執行這組敘述 , 就會幫你建立一個你要的Imitem資料表.怎樣..真有點給他太簡單了吧 !!!

  致於更多的其它語法像 Update , Select , Delete , Drop …等子句,如有興趣可參考書局眾多的SQL相關書本 . 在此無法一一詳述 . 只能待您慢慢去發掘了 !!

結論 :

上述的解說或例子也許太少了 , 或者不儘完整 , 或有以偏概全之嫌, 可是每種資料庫管理系統所應具備的基本功能其實是差不多的 , 而且只要掌握住這些基本功能語法 , 學習資料庫管理系統的過程中會變得容易又有趣的 !!