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電子報 第 171 期 技師電子報於2000年9月21日創刊

本期編撰:陳泌棟

本期出刊:93年05月04日

臺灣省土木技師公會 發行

編者的話  

在辦公室中,透過網路傳輸傳閱文件不僅可以加速重要文件傳遞的速度,而且也能節省人力與金錢。如果善加利用還可以改善工作流程、提高企業競爭力。最適合使用於簽呈、企劃案等。微軟的Word及Excel都提供了結合OutLook 通訊錄透過網路傳輸來傳閱文件的功能,本期的技術交流就由編者以微軟的Word來敘說其操作流程。

技術交流

傳閱Office文件

陳泌棟技師

如果你有一份文件想要傳閱給同一部門的每位同事或是您小圈圈的同好們,你該怎麼作?打開Word開啟文件印出文件內容,傳閱或寄送每一個人,等到所有的人都看完、修改完之後,再拿著已被畫得花花綠綠的文件,按照其他人修改的內容一句一句的輸入嗎?如果剛好有其中一、二人到外地出差,必須一、二星期才回來,這份文件就必須等上個一、二星期嗎?

其實你我使用多年的Word或Excel於1997年版時就有了解決方案,只是一般的使用者不察罷了,今天就讓筆者娓娓道來!

一、開啟Word,輸入要傳閱的文件。
二、下拉「檔案」功能表,選擇「傳送到」。
三、出現「傳閱名單」的對話視窗,

按下「地址」。

四、在「名稱」的地方選擇要傳閱的人,按下「收件者」,選完所有收件者後按下「確定」。

五、按「傳閱」,完成了送出的程序。

當收件人開啟該文件,Word會自動設定為「修定追蹤」模式,意即收件人對該文件的所有修改結果及過程接被紀錄下來,下一位收件人可以看到原文及被修改部分的內容。當收件人修改完該文件後,
一、下拉「檔案」功能表,選擇「傳送到」。
二、選擇「下一位傳閱名單收件人」,出現傳閱對話視窗,按下「確定」。

當然啦,最後一位傳閱人是會傳回原始發信人之信箱中,不但如此,前面幾位傳閱人寄予下一位傳閱人的內容也會自動傳寄給原始發信人。所以原始發信人還可由回信中得知是誰尚未閱讀該文件及是誰給耽擱了。

如何?酷吧!

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