申報竣工公文處理實務說明暨探討

房性中  技師

前言

任何土木工程的契約條款，一定皆會涉及到履約期限，以及遲延履約之逾期違約金罰則等相關規定。

近日來，頗多從業人員，不論係業主之公務人員或設計及施工等工程人員，針對旨揭文件之條款或規定，多所誤解或處理不當，導致爭議不斷。

職是之故，筆者以扼要性說明之，尚祈得以弭平其他類似案例之迷失及解惑，或從業人員困擾不已之公文處理技術性等問題。

案例

某案履約期限規定：『工程之施工應於機關簽約日起10日曆天內開工，並於開工之日起30日曆天內竣工。若遲延履約，逾期違約金以日為單位，按逾期日數，每日依契約價金總額1‰計算逾期違約金。但未完成履約之部份不影響其他已完成部份之使用者，按未完成履約部份之契約價金，每日依其3‰計算逾期違約金。』

實況

　1.本案業於104年元月20日完成決標發包作業，廠商於104年元月29日開工，並於同年02月27日23:00除道路標線外，皆已完工。

　2.標線工程業於同年02月28日凌晨亦塗刷完成。

　3.竣工日期適逢國定休假日之補休日，同年02月28日及03月01日又逢週六及週日，致無法立即函送公文向業主申報竣工。

　4.公務人員要求廠商必須於竣工當日發送公文申報竣工事宜。導致在實務上爭議不斷。

建議

    謹提供拙見如下：

   1.經檢視契約有關履約期限條文規定，並未明白或強制規定廠商一定須於竣工當日以公文申報竣工。

   2.請廠商於104年3月2日以函送公文之方式，申報並說明同年2月27日主項工程業已竣工之事實，並以施工日誌做為強力佐證。

   3. 104年3月2日發文，說明標線工程雖於同年2月28日凌晨塗刷完成，該單項工作逾時未超過1日，的確亦不至於影響其他已完成部份使用事實。

結論

　1.契約條款規定之事項，應落實明確性。若契約中未強制要求廠商必須於竣工當日發文申報竣工者，如遇假日應展延，公務單位或公務人員不宜片面解釋，或要求而損害到廠商之權益。

　2.廠商於得標後，應該立即派專人詳細閱讀契約條款，並製作管制流程圖逐項管理，以免喪失本身應有之權益。對於契約條款有利於自身之解釋，應備妥附件或強力可資佐證之文件發文惠知業主單位。切勿悶不吭聲或僅以口頭溝通之方式即欲解決之。

　3.施工應詳細記錄各工程之規定事項，不能有敷衍了事或偽造內容之行止。俾利保障施工品質、維護廠商權益及佐證是否違法之有效證據。

　4.本文案例之逾期違約金種類，分為主項工程每逾一日計罰契約價金總額的1‰，以及非主項工程每逾一日，計罰該未完成部份之契約價金的3‰等兩大類。確實存有模糊不明之疑慮，在執行上易衍生爭議，建議應再行明確釐定之，以保障訂約雙方應有之合理權益。