再談高鐵土建工程的稽查(Audit)

鄭進南 技師

一、前言

台灣高速鐵路土木興建工程的品保與品管制度,筆者在技師報408、409及410期等曾為文介紹,本文再詳細介紹其中與傳統公共工程大不相同的稽查,供技師先進及有興趣人士參考,如有謬誤之處亦請不吝指正,文內一些專門用語亦請參閱前文不再贅敘。

二、ISO的稽查

稽查(Audit)或稱稽核、審計,在ISO9001(2000)之「品質管理系統—基本法則與詞彙」內對一些用語均有定義及說明,如下所述:

1.稽查人(Auditor)或稽查小組(Audit Team):1人或數人。

2.被稽查人(Auditee):1人或數人。

3.稽查(Audit):藉由系統性、獨立性且文字化的質詢過程,取得證據並由稽查人客觀評估以決定稽查依據是否達成。

4.稽查依據(Audit Criteria):可為契約、圖說、施工計畫、品質計畫、施工規範等之規定。

5.稽查證據(Audit Evidence):任何與稽查依據有關的紀錄及可查證的事實等謂之。

6.稽查所見(Audit Findings):稽查人對稽查依據與稽證據的評估結果。

7.稽查結果(Audit Results):稽查小組綜合所有稽查所見後的結論。

8.不合格品NC(Nonconformity)或不合格品紀錄NCR(Nonconformity Record):任何未能符合稽查依據內規定之產品。

9.矯正措施(Corrective Action):針對不合格品所採取之改正動作。

10.預防措施(Preventive Action):找出不合格品發生的潛在原因並採取清除的措施,避免再次產生。

由這些用語可以很清楚的顯示稽查的目的為〝稽查人利用公開質詢過程,依據契約、圖說、施工規範、施工計畫、品質計畫等之規定,找出被稽查人不符規定的產品,要求被稽查人改進並找出原因清除之,避免再次發生〞。

三、高鐵土建工程的稽查種類

高鐵土建工程的稽查種類就筆者所知至少有下列數種:1.高鐵局對高鐵公司的稽查。2.IV&V對高鐵公司的稽查。3.高鐵公司總部對高鐵駐地工務所的稽查。4.高鐵公司(駐地工務所)對JV的稽查(每月2次)、高鐵公司對設計者及CICE的稽查(1次/6月)。5.ICE/ISE對JV的稽查(73次/24月),ICE/ISE對設計者及CICE的稽查(1次/6月),此時高鐵公司均作為觀察員(Observer)列席。6.JV品保部門對內部其他單位的稽查,此時高鐵公司作為觀察員(1次/1年)。7.JV對材料供應商的稽查,此時高鐵公司及ICE/ISE作為觀察員(1次/3月)。8.材料供應商對其下屬原料供應商之稽查,此時高鐵公司、JV作為觀察員(1次/1年)。

在第4、5項筆者是被〝稽〞者,第6、7項是〝稽〞人者,第8項是觀察員,其中觀察員雖曰在旁〝觀察〞,但因高鐵觀察員均為長官,實際上往往主控稽查過程,這是稽查厲害的地方,做為觀察員可以透過稽查瞭解各層的品質情形。

四、稽查流程

如為被〝稽〞者屆時參加答詢即可,如為〝稽〞人者流程大致如下:1.排定稽查預定時程表(含被稽時程表)。2.一周前發稽查通知函內含檢查表。3.如為施工稽查,則先至工地參觀再回辦公室依檢查表內容查文件。如為材料稽查則視情形先查文件或先看工廠。4.文件稽查結束,請被稽查者離場,由稽查小組與觀察員相互討論後作出結論。5.再請被稽查人進場,由主導稽查人口頭說明結論,包括:如屬施工稽查則對主要缺失發不合格品紀錄(NCR),輕微缺失列入觀察事項(Observations)。如屬材料稽查,則對主要缺失發缺失要求改善單(Correction Action Request簡稱CAR),輕微者發觀察事項或以建議方式列入結論內。6.被稽查人如對結論有意見可經討論後修正,如無意見則於NCR或CAR單上簽名表示認同,稽查至此告一段落。7.接下來被稽者應儘速對NCR或ACR進行矯正及預防措施,並將成果(文件)送稽查人。8.如是JV的NCR或觀察事項其矯正及預防措施需再送高鐵取得不反對聲明(SONO)後,再經JV的品保經理認可簽字後才算最後結案,這與傳統公共工程監造單位批准或同意備查後才算最後結案是不一樣的。

如果是材料供應商的CAR,嚴重時高鐵公司會直接發函JV要求解決,通常的情況下是由JV結案即可,不需送高鐵公司備查。

五、檢查表

稽查人於稽查前需先製作檢查表並通知被稽查人,如果是ICE/ISE對JV的施工品質稽查,則施工現場參觀發現缺失並立刻回辦公室討論,或再檢查施工自主檢查表,施工紀錄等是重點,檢查表較不重要。

如果是JV稽查材料供應商,一般檢查表可依ISO 2001(1994)內20項之全部或部份撰寫,例如:管理階層之責任、品質系統、合約審查一直到統計技術指導等,如依ISO 2001(2000)之規定則依品質管理系統、管理責任、資源管理、產品實現、量測分析與改善等5章內之條文撰寫,依筆者的經驗下列數項是必需的:1.是否有ISO認證或QA系統。2.組織及連絡人。3.產品流程、查核點及品質紀錄。4.獨立第三者之稽查報告。5.客戶抱怨紀錄。6.產品是否可追溯至原料。7.試驗手冊及試驗人員訓練計畫。8.試驗儀器之校正紀錄。9.契約、圖說、規範內之規定。

如果是高鐵公司對JV品質計畫的稽查,其問卷全部依ISO 2001(1994)的規定可長達10數頁,前後斷斷續續的稽查可達數週之久。

六、感想

1.ISO講究的是說(寫)到做到,反之說(寫)到做不到就是不合格品,稽查主要在發掘不合格品,進行改善消除之使產品維持一定的品質,〝稽〞人者與被〝稽〞者是顧客(買方)與組織(賣方)平等的關係,許多缺失往往是在當局者迷,旁觀者清之情形下所發現的,因此一般而言被〝稽〞者均樂意接受〝稽〞人者的結論。

2.稽查是雙邊關係,A稽查B,B稽查C,C稽查D等等環環相扣,因此只要各環的品質沒有問題,那麼即可確保全體整串的品質都沒有問題,以高鐵土建工程而言至少有六級(高鐵公司、IV&V、ICE/ISE、JV、材料供應商、材料供應商之原料供應商),而傳統公共工程的三級品管,理論上只有三級[承包商(第一級),業主或監造單位(第二級),業主上級工程主管機關(第三級)]與ISO的級數相比,在級數上可能就差了一截。

3.稽查制度要成功需要有配套措施,高鐵的做法為:(1)將品保經理、施工所主任與環安經理擺在同一位階以三權分立之組織使JV內部相互制衡,傳統公共工程均為施工主任一人負全責。(2)品保經理需具有一定的學經歷,由JV提名並由高鐵SONO,擁有發文權及主持品保會議,其下有施工品管經理、設計品保經理、主導監工員、材料技術員及監造人員以監督JV施工部門及設計部門,品保經理必要時向外借調不受JV內部升遷獎懲的影響,更能獨立運作。(3)不合格品紀錄(NCR)與計價掛鉤,猶記高鐵開工之初尚未採用,其結果是NCR不受重視,後來發現不對趕緊修正為NCR不結案則不予計價,情況立刻改善NCR受到重視,其實品質不佳,不計價也是理所當然之事。

4.稽查檢查表內有追溯性(Tracebility)的調查,高鐵要求施工所使用的材料均應可追溯,包括現場澆置的混凝土及鋼筋、盤式支承的安裝等均應有來自何處的紀錄,以便萬一出問題時可循線追查,因此在稽查材料供應商時也重視其材料追溯性,例如:由鋼筋的批號追溯至生產爐號再追至鋼胚料號等,這在傳統公共工程是罕見的,也提醒材料供應商不可認為貨物出門就沒事了,如果品質有問題將來仍會找回來,另外材料要有產品證明書,即使是對沒有ISO的加工廠如電銲加工廠也不例外,材料如向中盤或大盤商訂購時產品證明書也要一路追上去。

5.稽查基本上是做事後的檢查,但也可發揮事前的警告作用,以高鐵而言,稽查發現混凝土澆置有缺失如水痕、保護層不足、缺角等,其修補(Repair)過程是非常繁複的,這也是警告JV第一次就要做好,否則麻煩在後面,這與傳統公共工程的修補大不相同。

6.高鐵公司至各設計者及CICE稽查時,被稽公司之高階長官如副總經理均親臨開幕式以表示重視,在稽查通知函內亦可明言邀請被稽公司之高階主管蒞臨開幕式,提供一個直接與高階主管面對面溝通解決棘手問題的機會。

7.高鐵由傳統的監造轉變為旁觀者,角色轉變能同時掌控品質,除了平常高鐵工程師的工地觀察(Monitoring)外,其重要手段之一就是稽查,透過不同時間、不同專家全程密集的稽查可充分瞭解工程施工時的品質與進度。

行政院第三級品管由各部會、直轄市政府與縣市政府之工程施工查核小組以查核方式進行第三者督導,有點類似稽查但可惜是次數太少,有些業主及承包商為避免查核結果發生〝意外〞,從環境整理、交通維持、簡報製作、參觀路線、文件準備均刻意事前準備,查核當日業主、監造、承包商重要主管人員全部到齊以示重視,查核專家在簡報、參觀工地、檢查文件後再分別發表意見,承包商再口頭回答或日後書面回答半天或一天就過去了,不可諱言,的確有其一定的功效,但在短暫的時間內在刻意的安排下真正的缺失往往很難發現,解決方案更無時間深入討論,事後改善情形只能憑報告及照片。高鐵的稽查制度則透過密集的稽查(高鐵41次/24月、ICE/ISE 73次/24月)使JV無法刻意準備,每次至工地僅需QA人員陪同參觀,檢查文件時相關人員在場回答,答完即走不耽誤工程師太多的時間,且藉由面對面的討論答辯,可充份瞭解事情的背景真相發掘缺失的原因,進而做為JV改善的依據,再加上ICE/ISE稽查人員均依圖說,MS及ITP內容再佐以工程經驗,JV施工人員在討論中能信服其說法也因此樂意改善,另前次稽查缺失的改善情形也可在下次稽查時確認後結案,有始有終亦為其特色。

8.稽查唯一的缺點可能也是ISO的缺點,需要大量的品質紀錄(Quality Record),因此要準備的文件很多,當然文件的可靠度也是必需的,JV均採用一手的文件且以簽名取代蓋章雖然有些髒,但可證明均為現場紀錄絕非事後偽造。

9.如果有人問稽查真的到底有沒有用,筆者回答是:施工稽查絕對有用,但是要密集且有配套措施。施工文件稽查要看文件真假,真的有用,假的沒有用。材料稽查要看供應商的態度,有誠意改進的有用,無誠意改進的沒用。設計者及CICE稽查表面上有用實際上?

 

[info/fram/foot.htm]